Pracujesz. Odbierasz dziesiątki telefonów dziennie, co i raz inni podrzucają ci dokumenty. Na monitorze nie ma już miejsca na przyklejanie nowych post-itów. Nie pamiętasz, jaki kolor ma twoje biurko, bo tonie pod stertą nieposegregowanych papierów. Powtarzasz sobie, że jutro posprzątasz. Przychodzi jutro, szef chce sprawozdanie za 2005 rok. Szukasz go w komputerze, segregatorach. Szef się niecierpliwi, a ty wpadasz w czarną rozpacz.
Spokojnie, dasz sobie radę. Bałagan można i trzeba opanować. Będziesz mniej nerwowa, wiedząc, co gdzie masz, część obowiązków będziesz wykonywała szybciej i efektywniej. Pamiętaj! Jak posprzątasz, musisz być fanatyczką porządku. Nie dopuść do chaosu po raz kolejny.
Będą ci potrzebne: minimum godzina czasu, duży worek na śmieci, pudełka na dokumenty, segregatory, plastikowe koszulki, teczki, samoprzylepne karteczki i dobry humor. Zacznij od zbędnych rupieci: papierowych kubków po kawie, torebek, zużytych chusteczek higienicznych i podartych koszulek. Potem możesz zabrać się za segregację dokumentów. Nie oszukujmy się: nikt tego nie lubi! Dlatego segreguj z marszu. Nie pozwól, aby na twoim biurku zaczęła znowu rosnąć sterta papierów! Podczas segregacji bądź ostrożna w wyrzucaniu dokumentów, ale jednocześnie bezwzględna dla papierzysk.
Zależnie od tego, gdzie pracujesz – stwórz system porządkowania dokumentów. Musi być na tyle przejrzysty, by podczas twojej nieobecności inni mogli znaleźć poszukiwane pismo. Gdy jesteś koordynatorem projektów – jedna teczka, jeden projekt. Gdy pracujesz w kancelarii prawnej – umieszczaj konkretne sprawy w oddzielnych segregatorach. Dobrze je opisz. Na biurku trzymaj wyłącznie dokumenty, nad którymi w danej chwili pracujesz. Resztę przełóż na półki lub do szaf.
Miękkie rzeczy, tj. gazety, teczki, luźne kartki trzymaj w oznaczonych pudełkach. Zapisuj, kiedy i komu pożyczałaś dokumenty – dzięki temu masz pewność, że się nie zgubią. Zdejmij w końcu z monitora te nieszczęsne post-ity. Poznaj możliwości planowania czasu z Outlookiem, kup dobry organizer albo zwykły notatnik, w którym zapiszesz zadania do wykonania, zapisy rozmów telefonicznych itp. Podziel go na kategorie, używając samoprzylepnych karteczek: zadania, rozmowy telefoniczne, notatki ze spotkań, wytyczne szefa. Pamiętaj, żeby pisać daty – nie zginiesz wtedy w zalewie informacji. Odznaczaj to, co już zrobiłaś.
Uporządkuj komputer wg tej samej metody. Posegreguj pliki w foldery, dobrze opisz. Twórz zapasowe kopie dokumentów na wypadek nieoczekiwanej awarii, ale nie zapisuj ich na tym samym dysku. Korzystaj z drugiego dysku, pendrive'ów lub płyt CD.
Bądź konsekwentna i systematyczna, a odkryjesz nową jakość pracy.
Karolina Jarosz
Zobacz także:
Test: Czy nadajesz się na szefową?
Wydaje ci się, że masz lepsze predyspozycje do kierowania zespołem niż twój zwierzchnik? Sprawdź, czy tak jest naprawdę.
Co robimy w biurach zamiast pracować?
Amerykańscy naukowcy wzięli pod lupę swoich rodaków i zbadali, czym zamiast pracy zajmują się w biurach.