Co za obciach! 9 najczęściej popełnianych błędów przy pisaniu maili

Ty też je popełniasz?
Co za obciach! 9 najczęściej popełnianych błędów przy pisaniu maili
Fot. Unspash.com
15.01.2018

Mail jest obecnie jedną z najczęściej stosowanych form komunikacji pisanej. Wymieniamy wiadomości ze współpracownikami, z klientami, wykładowcami oraz innymi osobami, do których mamy ważny interes. Zdarza się, że piszemy kilkanaście albo kilkadziesiąt maili dziennie. Pomimo to wciąż popełniamy błędy.

Dobrze jest mieć wiedzę, jak pisać maile. Brak świadomości może nas kosztować utratę klienta biznesowego albo doproadzić do tego, że zostaniemy posądzone o brak profesjonalizmu, a nawet brak kultury.

Jeżeli myślisz, że napisanie maila jest błahostką, mylisz się. Istnieje wiele reguł do zapamiętania, gdy chcemy się zaprezentować z jak najlepszej strony. Poznaj te podstawowe.

Zobacz także: Ta instrukcja to hit! Parafia tłumaczy, jak godnie przyjąć księdza po kolędzie

mail

Fot. unsplash.com

Adres mailowy

Na pewno chciałabyś być traktowana poważnie i dobrze odbierana. Pamiętaj, że przy wymienianiu wiadomości ważna jest nazwa domeny. Dobrze wyglądają na przykład: wp, gmail, interia, o2 oraz onet. Liczy się również pozostała część nazwy. Najlepiej gdy zawiera imię i nazwisko. Niedopuszczalne są pseudonimy czy zdrobnienia. Na adres mailowy zwraca się uwagę w kontaktach biznesowych, przy procesach rekrutacyjnych oraz kontaktach z wykładowcami. Andzia18@buziaczek nie będzie traktowana poważnie.

„Witam”

To jeden z najczęściej popełnianych błędów. Dlaczego „Witam” jest niedopuszczalne? Sugeruje ono wyższość nadawcy, odbiorca może mieć wrażenie, że został potraktowany z góry. To powitanie jest dopuszczalne u gospodarza, który przyjmuje gości. Najbardziej bezpieczny jest zwrot „Szanowny Panie/Szanowna Pani” albo „Dzień dobry”. Używając go, możesz być pewna, że nikt się na ciebie nie obrazi.

Temat wiadomości

Niektórzy zamiast tematu wpisują cyfry, litery albo piszą cokolwiek. To poważny błąd i może sprawić, że wiadomość zostanie pominięta. Temat to kwintesencja wiadomości. Powinien zostać wpisany na koniec. Trzymaj się tego, aby był krótki i konkretny.

mail

Fot. unsplash.com

Ton

W komunikacji z osobą starszą czy będącą na wyższym stanowisku, zawsze przybieraj oficjalny ton. To ta druga osoba decyduje o ewentualnej zmianie na mniej oficjalny. Źle jest też odbierane podpisywanie się np. Ola zamiast Aleksandra podczas korespondencji z wykładowcą czy klientem.  Ton musi być dobrany odpowiednio do osoby, z którą piszemy.

Formy grzecznościowe

Pan/Pani zawsze piszemy wielkią literą. Nie powinno też zabraknąć podpisu i grzecznościowej formy „Z wyrazami szacunku” czy „Pozdrawiam”. Pamiętaj też, że „Z wyrazami szacunku” brzmi lepiej niż „Z poważaniem”.

Emotikony

Emotikony są dopuszczalne, a nawet przydatne. Możemy ich użyć, aby nie dopuścić do nieporozumienia. Na przykład żart dobrze jest opatrzyć emotikoną. Jednocześnie nie należy przesadzać z ich ilością. Emotikon powinno się używać wyłącznie w mailach do osób bliskich. W korespondencji służbowej wyglądają nieprofesjonalnie.

mail

Fot. unsplash.com

Załączniki

Zawsze informuj w treści, że załączasz dodatkowe materiały, gdyż odbiorca może je przeoczyć. Pomyśl też o pojemności skrzynek. W przypadku firm z reguły nie jest zbyt duża. Dlatego niektóre załączniki powodują zapełnienie skrzynki odbiorcy. Unikaj wysyłania załączników o dużej pojemności.

Zwłoka w odpowiadaniu

Brak odpowiedzi to zupełny brak szacunku, ale liczy się też czas zwłoki. W przypadku kontaktów służbowych powinno się odpowiadać na wiadomość w przeciągu jednego dnia, a w prywatnych w ciągu kilku dni.

Niesprawdzenie maila

Zanim wyślesz maila, przeczytaj go uważnie i sprawdź, czy nie zawiera błędów ortograficznych, literówek lub innych błędów. Pamięćtaj też o tym, aby nie pisać wyrazów dużymi literami, ponieważ to oznacza krzyk w Internecie. Nie należy też stosować ozdobników, na przykład w postaci grafik, gdyż nie wiemy, jak to będzie wyglądało w programie pocztowym odbiorcy.

Zobacz także: Czy można Cię nazwać damą? 20 oznak, że nią jesteś
 

Komentarze (9)

Ocena: 4.56 / 5
gość (Ocena: 1) 16.01.2018 00:37
w przeciągu to można się zaziębić...
odpowiedz
Ałła (Ocena: 5) 15.01.2018 18:29
A ja mam bardzo popularne imię i nazwisko, w domenie mam ola-nowak. Chyba to lepsze niż aleksandra-nowak17490w8w39w883883@domena.pl? Nie widzi mi się kupować skoro są bezpłatne. Niestety wszędzie nazwy profesjonalne są zajęte
zobacz odpowiedzi (1)
gość (Ocena: 5) 15.01.2018 10:11
Ale Ola to pełne imię również istnieje samodzielnie.
zobacz odpowiedzi (5)

Polecane dla Ciebie

Polecane wideo